আপনার জিমেইল এর সয়ংক্রিয় ব্যাকআপ রাখুন গুগল গ্রুপস এ।

এখনকার সবচেয়ে জনপ্রিয় ইমেইল ওয়েব সার্ভিসগুলোর কথা যদি বলতে হয় তবে নি:সন্দেহে চলে আসবে কয়েকটি নাম: ইয়াহু, হটমেইল এবং এদের তুলনায় নতুন আসা জিমেইল। তবে নতুন এলেও আসার সাথে সাথেই সবার মাঝে সাড়া জাগিয়েছিল এই জিমেইল অনেক অনেক পরিমান স্পেস ঘোষনা করে। বর্তমানে প্রায় ৭ গিগাবাইট মেইল সংরক্ষণ এবং দ্রুত অ্যাটাচমেন্ট পাঠানোর সুবিধাসহ আরো কয়েকটি কারণে জিমেইলের জনপ্রিয়তা কেবলই বাড়ছে।

বিপুল পরিমাণে স্টোরেজ স্পেস থাকায় আপনার জিমেইল ইনবক্স থেকে কখনো কোনো মেইল মুছে জায়গা খালি করার প্রয়োজন হবে না। মাঝে মাঝে বিরক্তির কারণে স্প্যামসহ অপ্রয়োজনীয় কিছু মেইল আমরা নিজেরাই মুছে ফেলি। বাকি সব মেইল জিমেইলের সার্ভারেই পড়ে থাকবে আপনার প্রয়োজন মেটানোর জন্য। যতদিন আপনি আপনার জিমেইল একাউন্ট-এ ঢুকতে পারবেন ততদিন সেগুলোর ব্যাপারে নিশ্চিন্ত নিরাপদ এ ব্যাপারে সন্দেহ নেই। কিন্তু যদি অ্যাকসেস নিতে না পারেন? এখন পর্যন্ত গুগল বা জিমেইলে ঢোকা নিয়ে বড় কোনো ঝামেলা হয়নি ঠিকই, কিন্তু গুগল যতই শক্তিশালী হোক, সমস্যা তো যে কোনো দিন দেখা দিতেই পারে। তখন কি করবেন? কীভাবে অ্যাকসেস নেবেন আপনার প্রয়োজনীয় বিভিন্ন মেইলে?

এটা বলছি না এমনটা ঘটবেই, কিন্তু জ্ঞানী ব্যক্তিরা বলে গেছেন: প্রত্যাশা করবে সবচেয়ে ভালটার আর প্রস্তুত থাকবে সবচেয়ে খারাপটার জন্য। তাঁদের এই বাণীর সঙ্গে মিল রেখে কখনো যদি আপনার জিমেইল একাউন্ট-এ ঢোকার পথ বন্ধ হয়ে যায়, সে কথা ভেবে আগে থেকে প্রস্তুতি নিয়ে রাখাই কি ভাল নয়?

গুগল গ্রুপ হতে পারে আপনার মেইল ব্যাকআপ রাখার একটি ভাল অপশন।

গুগল গ্রুপ হতে পারে আপনার মেইল ব্যাকআপ রাখার একটি ভাল অপশন।

তাহলে সহজ সমাধান কী? আপনার জিমেইল একাউন্ট-এর ব্যাকআপ রাখা। আপনি চাইলে আপনার ইয়াহু বা হটমেইল একাইন্টে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার জিমেইলের মেইলগুলোকে পাঠানোর জন্য Forwarding সুবিধা ব্যবহার করে এ কাজটি করতে পারেন, কিন্তু জিমেইলের ক্ষেত্রে যেটা ঘটবে বলে ভাবছেন সেটাতো ইয়াহু বা হটমেইলের ক্ষেত্রেও ঘটতে পারে, তাই না? তার চাইতে কেমন হয়, যদি গুগল-এরই আরেকটি সেবা ব্যবহার করে জিমেইল ব্যাকআপ রাখার কাজটি করা যায়? যে সেবাটির কথা আমি বলছি সেটার নাম গুগল গ্রুপস। হ্যাঁ, গুগলের দারুণ কার্যকর ই-গ্রুপ সেবা ব্যবহার করে আপনার জিমেইল মেসেজগুলোকে অনলাইনে ব্যাক আপ রাখার ব্যবস্থা করতে পারেন। এবার আসুন জানা যাক কীভাবে কাজটি করতে হবে।

১. একটি নতুন গুগল গ্রুপ তৈরি করুন। এটিকে নিজের পছন্দমত একটি নাম দিন। এই নাম হতে পারে যেকোন কিছু।

২. এমনভাবে এটার বর্ণনা দিন যাতে এটি যে আপনার জিমেইল-এর ব্যাকআপ আর্কাইভ সেটি বোঝা যায়।

৩। Access level-কে সেট করুন “Restricted”-এ, কারণ এটি কেবল আপনারই জিমেইল ব্যাকআপ এবং আর্কাইভ। আপনি ছাড়া আর কারও হাত পড়বে এটা আপনি চাইবেন না।

৪। “Invite members ধাপটা এড়িয়ে যান। আপনি এই গ্রুপে আর কাউকে চান না, আপনার তথ্য নিরাপত্তার স্বার্থেই।

৫. এবার চলে যান “Group settings”-এ।

৬। “Advanced” ট্যাবে গিয়ে ক্লিক করুন অপশনের ওপর। এবার ২ নম্বর অপশনে non-Google Group mailing list নয়, বরং আপনার নিজের জিমেইল অ্যাড্রেস এখানে প্রবেশ করান।

৭. ক্লিক করুন “Save Changes”-এ। ৩ নম্বর ধাপে যে ইমেইল অ্যাড্রেসটি উলেখ করা আছে সেটিকে কপি পেস্ট করে রাখুন। পরবর্তীতে আপনি যখন গুগল গ্রুপে মেসেজ ফরোয়ার্ড করার জন্য নিজের জিমেইল একাউন্ট সেট আপ করবেন তখন আবার এই অ্যাড্রেসটি দরকার হবে। ওটা দেখতে এরকম: archiveforyourgmailaddgarchive-41973@googlegroups.com।

এতক্ষণে আপনার প্রথম ধাপের কাজ শেষ হল, অর্থাৎ আপনার জিমেইল মেসেজ-এর একটি ব্যাকআপ এবং আর্কাইভ হিসেবে কাজ করবে এমন একটি গুগল গ্রুপ তৈরি করে ফেলেছেন।

এবার আসুন দ্বিতীয় ধাপে।

৮. আপনার জিমেইল একাউন্টে লগ অন করুন।

৯। “Settings”-এ যান। এখানে আপনি দুটো অপশন পাবেন:

ক) আপনার সমস্ত ইনকামিং মেইল যাতে আপনার গুগল গ্রুপ আর্কাইভে যায় সেটা সেট করুন। ৭ নম্বর ধাপে গুগল গ্র“প আর্কাইভ-এর যে ইমেইল ঠিকানাটি কপি করে রেখেছিলেন সেটিকে এখানে টেক্সট বক্সের মধ্যে পেস্ট করে দিন।

খ) আপনার গুগল গ্রুপ আর্কাইভে কোন কোন মেসেজকে ফরোয়ার্ড করা হবে সেটি নির্দিষ্ট করে দেয়ার জন্য একটি “Filter” তৈরি করুন। ফিল্টারে কোন কোন বৈশিষ্ট্য যোগ করবেন সেটি আপনার ব্যাপার। নির্দেশনা দেখে দেখে ফিল্টার সেট করুন।

গ) ফিল্টার তৈরি করার পর “Forward it to” ফিল্ডে আপনার গুগল গ্রুপ আর্কাইভ ইমেইল ঠিকানাটি স্টে করুন। ইচ্ছে হলে লেবেল ফিল্ডে একটি লেবেল সেট করুন। এবার ক্লিক করুন “Create filter”।

ব্যস, কাজ শেষ। এইমাত্র আপনি এমন একটি গুগল গ্রুপ তৈরি করলেন যেটি আপনার জিমেইল মেসেজগুলোর ব্যাকআপ রাখবে, সে সঙ্গে আপনার জিমেইল একাউন্টকে এমনভাবে সেটআপও করলেন যাতে ঐ গুগল গ্র“পে আপনার মেইলগুলো চলে যাবে। এবার কোনো কারণে যদি আপনার জিমেইল একাউন্ট-এ ঢুকতে না পারেন বা কোনো মেইল ভুলক্রমে মুছেও ফেলেন তাহলে টেনশন নেই। কারণ গুগল গ্রুপের বদৌলতে সেটির একটি ব্যাক আপ কপি সংরক্ষিত হয়ে থাকল।